I takt med at en virksomhed modnes, opstår der et naturligt behov for mere struktur i arbejdsgangene. I denne artikel sætter vi fokus på et effektivt redskab, nemlig bestyrelsens årshjul.

Ekspertindlæg fra Nickie Spile, Managing Partner hos BoardMeter ApS - bestyrelsesevalueringer.

En bestyrelse er ikke blot en bestyrelse. Dette konkluderede SMV bestyrelsesrapporten 2020 meget klart, da kun 23 pct. af de adspurgte ejerledere betragtede bestyrelsens værdiskabelse som ”høj”. Dette til trods for, at forskningen har slået fast, at en bestyrelse, under de rette forudsætninger, kan skabe enormt stor værdi i en given virksomhed.

Nogle af de åbenlyse forklaringer er at bestyrelser er meget forskellige, forskelligt sammensat og ofte på meget forskellige stadier af deres udvikling. En anden vigtig pointe i den henseende er dog, at bestyrelsens arbejde skal tilpasses virksomhedens stadie, før den i sandhed bliver værdiskabende.

Dette betyder i praksis, at bestyrelsesarbejdet i små vækstvirksomheder ofte bliver mindre struktureret og hands-on, da farten og usikkerheden er høj, og de administrative ressourcer er begrænsede. Omvendt vil en bestyrelse i mere modne virksomheder have brug for struktur og forudsigelighed for at sikre, at bestyrelsen kommer omkring alle forhold i virksomheden i løbet af et regnskabsår.

Men hvordan sikres det i praksis, at bestyrelsen i modne virksomheder tilgår bestyrelsesarbejdet på en struktureret måde og kommer hele vejen rundt? I denne artikel sætter vi fokus på et centralt styringsredskab: Bestyrelsens årshjul.

Vil du modtage vores bestyrelsesguide?

Lad os starte med det formelle som skal være på plads, inden vi begraver os i årshjulet. Her er der to dokumenter, som er yderst vigtige: Selskabets vedtægter og bestyrelsens forretningsorden. Andre formelle dokumenter er bestyrelsens protokol, referater fra bestyrelsens møder samt revisionsprotokol. Tilsammen udgør alle disse dokumenter rygraden i den struktur, bestyrelsen arbejder inden for, og kan yderligere suppleres med dagsordener, kompetencekrav og evalueringskriterier.

Og så er der årsplanen eller årshjulet!

Bestyrelsens årshjul er et hyppigt anvendt- og meget nyttigt værktøj til at holde styr på planlægningen af bestyrelsens arbejde. Årshjulet gør det nemlig muligt for bestyrelsen at:

- Sikre bestyrelsens fokus på de rigtige ting, og på de mest relevante tidspunkter.

- Sikre at bestyrelsens møderække tilpasses, så mødernes dagsorden afspejler det aftalte flow hen over året.

- Planlægge hvilke informationer bestyrelsen skal have for at kunne arbejde ordentligt med hver af temaerne indenfor de terminer, der er aftalt.

- Sikre at bestyrelsen får fulgt op på, at der eksekveres på de ting, der aftales.

Bestyrelsens årshjul bør:

- Integreres med bestyrelsens forretningsorden og virksomhedens naturlige fokusområder i de forskellige kvartaler.

- Revideres løbende og specifikt i forbindelse med selskabets strategiproces.

- Kommunikeres til relevante ledelsesorganer og eventuelle samarbejdspartnere.

Ansvaret for at årshjulet udarbejdes og løbende opdateres, vil ofte ligge hos bestyrelsens formand. De bestyrelser, der har en bestyrelsessekretær tilknyttet, vil ofte have de konkrete opgaver forbundet med den løbende opdatering af årshjulet forankret dér.

De bestyrelser, der får tilpasset arbejdet i en årshjul-struktur, får normalt et stort udbytte. Årshjulets struktur egner sig nemlig rigtig godt til både at rumme de faste opgaver, som en bestyrelse skal varetage, og til eventuelle specifikke ad-hoc eller udviklingsopgaver.

Med den overskuelige og langsigtede planlægning kan både bestyrelsens medlemmer og de aktører, bestyrelsens har kontakt med, nemlig få overblik over hvad der skal drøftes hvornår, hvornår information til bestyrelsen skal være klar og eventuelle eksterne gæster kan inviteres i god tid.

Årsplaner eller Årshjul kan have forskellige udtryk. Grundlæggende er det centrale, at det på en enkel måde er nemt at få overblik over årets gang i bestyrelsen, og hvad der i udgangspunktet er fokus på hen over årets møder og andre aktiviteter. Et eksempel på en årsplan fremgår nedenfor:


Figur: Hildrebrandt og Brandi

Vil du i gang med at rekruttere? nBoard kan assistere dig gennem hele processen. Kontakt os på info@nboard.dk eller på telefon 42 70 71 81. Du kan også læse mere om et nBoard opslag eller undersøge muligheden for at få lavet en shortlist. Hvis du selv ønsker at gå på jagt i vores database, kan du søge på kandidater via vores søgefilter. Har du endnu ikke bruger, kan du oprette en gratis profil.